Digitale archivering bewijsstukken

Om financiering van jullie projecten door het Europees Sociaal Fonds te blijven garanderen is een sluitende bewijsvoering onontbeerlijk. Tot hiertoe werden zowel bij controles ‘on desk’ als bij controles ter plaatse steekproefsgewijs bewijzen op papier opgevraagd. Deze papierberg betekende zowel voor promotoren als voor projectbeheerders van het ESF-Agentschap een zware administratieve belasting. Om hieraan te verhelpen stapt het ESF-Agentschap over op een digitale archiefruimte. Dit betekent wel dat ESF-promotoren vanaf heden alle relevante bewijsstukken in deze digitale archiefruimte moeten opladen.

De bedoeling is om op deze manier de projectbeheerders een snelle en continue toegang tot de bewijsstukken te garanderen en jullie niet langer lastig te moeten vallen met mails om bijkomende of ontbrekende stukken op te vragen. De beschikbaarheid van de bewijsstukken on desk moet ook mogelijk maken om de controles ter plaatse (CTP’s) grondiger voor te bereiden, zodat ter plaatse gefocust kan worden op coaching en opvolging.

Hoe werkt de digitale archiefruimte? De digitale archiefruimte bereik je via: http://archief.esf-agentschap.be. Deze website is afgeschermd en toegankelijk na inloggen met een gebruikersnaam en een paswoord. Elke organisatie krijgt een LOGIN die toegang verleent tot alle ESF-projecten van de eigen organisatie. Het is belangrijk deze informatie te delen met de projectmedewerkers in je organisatie.

Bij elke rapportering moet je alle bewijsstukken van de ingediende kosten, financiering en projectuitvoering opladen in de digitale archiefruimte. Je zal daarna geen mail meer krijgen met de vraag naar een steekproef. Het opladen van de bewijsstukken is mogelijk vanaf het moment van goedkeuring van je project.

De digitale archiefruimte is georganiseerd volgens oproepnummer en projectnummer en bestaat uit een vaste mappenstructuur die specifiek is voor de oproep. Binnen de folders van deze mappen kan je de bewijsstukken opladen en downloaden. Eens de documenten opgeladen zijn, kan je ze niet meer zelf verwijderen. Het opladen van de bewijsstukken in de digitale archiefruimte neemt niet weg dat je de stukken ook nog op papier moet blijven archiveren, zoals voordien al het geval was.

Stukken die foutief (verkeerd document of opgeladen in verkeerde map) opgeladen zijn, kan je niet zelf verwijderen. Hiervoor stuur je een mail aan esfsupport@vlaanderen.be met opgave van het oproep- en projectnummer en de documenten die verwijderd moeten worden.

Indien je hierover vragen hebt, aarzel dan niet om je projectbeheerder te contacteren.