Wat wordt bedoeld met projectencyclus?

De looptijd van een project kan opgesplitst worden in verschillende projectcycli. Met aantal projectcycli wordt op voorhand bepaald en kan niet meer veranderd worden. De start- en einddatum van een projectcyclus kan ook wijzigen. Per projectcyclus wordt er financieel afgerekend maw het bedrag dat niet werd opgesoupeerd voor die welbepaalde periode vloeit terug naar het programma.

Een projectencyclus bevat een algemene omschrijving, 1 of meer projecten en/of 1 of meer toekomstige projecten en reserveringen hiervoor.

Meer uitgebreide uitleg vindt U hier :

Behoeften:

  1. op oproepniveau moet opgegeven worden hoeveel toekomstige projecten er maximaal kunnen aangemaakt worden binnen een projectencyclus
  2. een toekomstig project kan enkel aangemaakt worden zolang het project voorstel nog niet is ingediend.
  3. voor 1 project voorstel kunnen er meerdere toekomstige projecten aangemaakt worden. (Aantal afhankelijk van het opgegeven aantal via de oproep) totaal aantal toekomstige projecten is bepaald per projectencyclus.
  4. als een project voorstel wordt ingediend, dan worden de toekomstig projecten ook ingediend
  5. als een project wordt afgekeurd, dan komen ook de toekomstige projecten te vervallen.
  6. bij het publiceren van een 2de oproep moet het mogelijk zijn om de promotor te motiveren om een eerder aangemaakte reservatie uit te werken
  7. (Project Opvolging: Stopzetting van een project: toekomstige projecten verwijderen)
  8. (Project Opvolging: Intrekking project: toekomstige projecten behouden)

Toelichting:

  1. Er wordt gewerkt met “vervolg” oproepen. Oproep B is een vervolg oproep van oproep A als oproep B aangevinkt staat dat het een vervolg oproep is van oproep A. Vervolg oproepen worden gebruikt om vb. bij repetitieve projecten of gefaseerde projecten.
    De oproepbeheerder zal bij het aanmaken van een oproep kunnen specificeren welke de oorspronkelijke oproep is van deze vervolg oproep.
  2. Op oproep niveau wordt er gespecificeerd hoeveel toekomstige projecten maximaal kunnen aangemaakt worden in de projectencyclus. Op vervolg oproepen kan dit attribuut niet gespecificeerd worden.
  3. Toekomstige projecten kunnen enkel aangemaakt worden bij het 1ste project in een projectencyclus (en de oproep laat het toe dat er toekomstige projecten zijn (de oproep bepaalt eveneens hoeveel TP er kunnen aangemaakt worden voor het 1ste project in de projectencyclus)).
  4. Als de promotor reageert op een vervolg oproep dan moet hij de 1ste reservering uitwerken die hij heeft aangemaakt voor de vorige oproep. Is er geen reservering aangemaakt voor de vorige oproep, dan heeft de promotor de mogelijkheid om een project toe te voegen aan de projectencyclus.
  5. Als er meerdere toekomstige projecten zijn aangemaakt binnen 1 projectencyclus dan moet de promotor beginnen met uitwerken bij zijn 1ste toekomstig project. Hij kan pas zijn 2de toekomstig project uitwerken als het vorige al is uitgewerkt.
  6. Toevoegen van een project aan een bestaande projectencyclus is enkel mogelijk voor een vervolg oproep EN er zijn geen toekomstige projecten aangemaakt in die projectencyclus.
  7. Als een promotor reageert op een nieuwe oproep (geen vervolg oproep) dan wordt het project altijd aangemaakt in een nieuwe projectencyclus.
  8. Een toekomstig project kan uitgewerkt worden als er daarvoor een vervolg oproep wordt gepubliceerd voor de oproep waarvoor het toekomstig project is aangemaakt.

Overzicht van de verschillende manieren waarop een project aangemaakt wordt:

  1. Vanuit de oproep (geen vervolg oproep) een projectvoorstel aanmaken
    = nieuwe projectencyclus, nieuw project + projectvoorstel. Aantal toekomstige projecten is afhankelijk van de oproep.

  2. Van uit een vervolg oproep een projectvoorstel aanmaken:
    = uitwerken van het 1ste toekomstige project in de projectencyclus die is aangemaakt voor de oorspronkelijke oproep.
    = toevoegen van een project aan de projectencyclus die is aangemaakt voor de oorspronkelijke oproep.
    Indien er meer dan 1 project is aangemaakt voor de oorspronkelijke oproep – en er dus meer dan 1 projectencyclus bestaat – dan moet de promotor een keuze maken in welke projectencyclus hij dit nieuw project wenst toe te voegen.

  3. toevoegen van een project aan een projectencyclus:
    = enkel mogelijk bij een vervolg oproep als er geen toekomstig project is aangemaakt.

De promotor moet de vervolg oproep selecteren en heeft de mogelijkheid om antwoorden automatisch over te nemen uit het huidige projectvoorstel dat is aangemaakt voor de oorspronkelijke oproep. De antwoorden worden overgenomen gebaseerd oproep de gemeenschappelijke vragen van de projectsjablonen van de oorspronkelijke oproep en de vervolg oproep.

  1. een toekomstig project uitwerken als een project:
    = enkel mogelijk als er een vervolg oproep is aangemaakt voor de oorspronkelijke oproep waarvoor dit toekomstig project is uitgewerkt

Ook hierbij moet de promotor de oproep selecteren, en heeft hij de mogelijkheid om de antwoorden over te nemen (zie 3).

Overdragen project:

De piloothouder heeft de mogelijkheid om een project over te dragen naar:
- een andere organisatie
- een andere promotor (in de context van de persoon binnen de organisatie die het project heeft aangemaakt)
- naar een andere (bestaande) projectencyclus of naar een nieuwe projectencyclus.